A la hora de realizar la declaración de impuestos, los trabajadores deben conocer su acumulado anual de pagos y retenciones, para lo cual necesitarán obtener su constancia de sueldos y salarios en el SAT.
Para los trabajadores asalariados es sumamente importante conocer exactamente cuales asignaciones y deducciones son registradas por los empleadores en los comprobantes de nómina que reportarán al Servicio de Administración Tributaria (SAT).
Ello les será de gran utilidad para realizar sus trámites fiscales y contables. El más claro ejemplo de ello, es cuando tengan que realizar sus correspondientes declaraciones de impuestos, ya que es posible que puedan obtener una devolución de impuestos. Esto puede ocurrir cuando se dispone de un saldo a favor.
¿Qué es la Constancia de Sueldos y Salarios?
La constancia de sueldos y salarios es un documento que permite tanto a empleadores como a trabajadores conocer la sumatoria de los pagos y las retenciones que les fueron realizadas a éstos últimos durante un año fiscal o un periodo laboral específico.
¿Qué información debe aparecer en una constancia de sueldos y salarios?
En este documento deben estar presentes los datos fiscales del trabajador y su empleador, al igual que el detalle acumulado anual y mensual de los pagos y retenciones de impuestos que la empresa le hizo al trabajador.
Entre los datos de mayor importancia que aparecen en la constancia de sueldos y salarios se destacan:
- Información fiscal del empleador: Registro Federal de Contribuyentes (RFC) de la empresa, ya sea ésta una persona física o moral.
- Información personal del trabajador. Nombre y apellidos del trabajador y su Clave Única de Registro de Población (CURP).
- Información fiscal del trabajador. Registro Federal de Contribuyentes del trabajador.
- El acumulado anual o del período laboral tanto del dinero percibido por el trabajador como de las retenciones de impuestos causadas.
- La constancia deberá llevar la firma y sello de la empresa o de su representante legal, como forma de certificar la autenticidad del documento y de los datos en él reseñados.
¿Cómo obtener la constancia de sueldos y salarios?
Todo trabajador cuenta con dos opciones para obtener su constancia de sueldos y salarios. La primera de ellas es solicitarla directamente a su empleador quien está en la obligación de atender su pedido y proporcionarle el documento debidamente firmado y sellado.
La segunda es que el mismo trabajador la obtenga directamente del SAT a través de la opción del Visor de Comprobantes de Nómina para el trabajador.
A través del Empleador
En el portal del SAT el empleador cuenta con la opción titulada Visor de Comprobantes de Nómina para el Patrón, mediante la cual podrá obtener información sobre los pagos realizados a sus trabajadores a través de los comprobantes de nómina que mensualmente reporta al SAT.
El empleador puede realizar consultas globales o individuales de sus trabajadores y con ello verificar si la información es correcta.
Para obtener la constancia de sueldos y salarios de un trabajador específico, el empleador debe realizar los pasos que se indican a continuación:
- Se comienza accediendo al siguiente enlace del portal del SAT.
- Seguidamente se debe pulsar en la opción Declaraciones.
- En la sección denominada Visores se debe seleccionar la opción de nombre Visor de comprobantes de nómina para el patrón.
- El sistema solicitará ingresar el RFC y contraseña o firma electrónica (e.firma).
- En la nueva pantalla se debe seleccionar la opción Consultar Información de un Trabajador para luego pulsar en Consultar.
- A continuación, se debe indicar el RFC del trabajador y elegir el año del ejercicio fiscal que se desea visualizar y pulsar en Consultar.
- La página que primero se muestra corresponde a la vista denominada Acumulado Anual, al pulsar el símbolo “+” se podrán observar los detalles de los pagos realizados al trabajador.
- La información de los pagos mes a mes se puede visualizar pulsando el botón Detalle Mensual.
- Cualquiera de las páginas que se está visualizando puede ser descargada pulsando el botón PDF.
Tras ser descargado el documento, podrá imprimirse y ser entonces facilitado al trabajador que lo solicite debidamente firmado y sellado para mayor autenticidad.
Visor de comprobantes de nómina
A través de esta herramienta gratuita, los trabajadores asalariados podrán el acumulado anual y mensual de sus ingresos y retenciones por concepto de sueldos y salarios.
Las cifras allí mostradas provienen de los comprobantes de nómina que fueron reportados e ingresados al sistema por los empleadores. Dichos montos fueron admitidos por el SAT y servirán de referencia al trabajador para el prellenado de su declaración de impuestos.
Mediante el uso del visor de comprobantes de nómina, los trabajadores también podrán validar si la información fue ingresada de forma correcta. De conseguir algo incorrecto deberán notificarlo a su empleador para que realice la corrección correspondiente.
El procedimiento para obtener la constancia de sueldos y salarios mediante esta opción comprende los siguientes pasos:
- Primero se debe acceder al portal del SAT pulsando aquí.
- Seguidamente debes pulsar en la opción Declaraciones.
- Luego en la sección titulada Visores se debe pulsar la opción Visor de comprobantes de nómina para el trabajador.
- El sistema solicitará el RFC y contraseña o firma electrónica (e.firma).
- A continuación, deberá indicarse el año del ejercicio fiscal que se desea visualizar. Unz vez indicado, se debe pulsar el botón Consultar.
- La página que primero se muestra corresponde a la vista denominada Acumulado Actual Total, en la cual aparecen todos los ingresos percibidos durante el ejercicio fiscal seleccionado, ya sea de uno o más empleadores. Esta página puede ser descargada pulsando el botón titulado PDF.
Se puede obtener información más detallada seleccionando la opción Detalle Anual, donde se podrá visualizar el RFC y la razón social de los empleadores que le hayan realizado pagos por salarios. Para ver más detalles, se debe pulsar en el signo “+”.
- Al hacerlo se mostrarán más conceptos, pudiendo obtenerse más detalles de esos datos pulsando en el Detalle Mensual.
- A nivel de detalle mensual se pueden observar los pagos y las retenciones efectuados por el empleador en cada uno de los meses trabajados.
- Es posible descargar cualquier página visualizada pulsando el botón PDF.
Comprobantes de Nómina y Constancia de Situación Fiscal
Los empleadores deben asegurarse de que la información de los trabajadores que aparece en sus comprobantes de nómina se encuentre actualizada, ya que debe coincidir con los datos que el mismo trabajador ha registrado ante el SAT.
Para lograrlo, se ha pedido a los trabajadores que soliciten ante el SAT su correspondiente constancia de situación fiscal. Este documento deberá ser consignado ante los empleadores, quienes deberán actualizar el nombre o razón social del trabajador, su RFC, régimen fiscal y código postal de domicilio fiscal.
Esta es una exigencia del SAT, organismo que a partir del 1 de enero de 2023 solo procesará aquellos comprobantes de nómina que hayan sido emitidos bajo la nueva versión 4.0 del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI).